異動の挨拶メール、取引先から届いた場合、どう返信する?例文アリ

huto

会社勤めの人には、会社内部の都合により、突然の人事異動ということが、
あるかもしれません。
それは、あなたに関してだけでなく、あなたがお世話になっている得意先の方の
場合もありますね。そして、異動しましたメールが、突然あなたの元に届く。

そんなときに、アワアワしないで対応できるように、
今回は、異動の挨拶メールが取引先から届いた場合、どう返信するかについて紹介していきます。

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挨拶を返信するタイミングは?

できる限り早く、返信しましょう。
ビジネスメールの返信するリミットは、24時間です。

24時間と言わずに、半日以内に、返信したいところです。
半日以上経ってしまうと、忘れてしまうこともありますので。

とは言っても、帰社する直前に来たものは、
朝イチで、返信するようにしましょう。

どんなことを送ったら良い?入れるべき内容

異動の連絡していただいたお礼を伝えましょう。

「ご多忙の中、異動のご連絡いただきまして、
ありがとうございました。」等、

メールをいただいた事に対して、まず、お礼をしましょう。
異動をして慌ただしい中に、あなたのことを忘れずに、
連絡をしてくれたのです。

また、その際に、以下のことを頭の片隅に、置いておくといいでしょう。

メールの内容や表現を、相手に似せて書くのです。真似をしましょう。
メールが、短文であれば、こちらも短くしましょう。
逆に、長文であれば、こちらも長くしましょう。

相手がかしこまった表現を使っているならば、こちらもかしこまるのです。
「感謝の念にたえません」、「謹んで御礼申し上げます」

反対に、あらたまった表現を使っていなければ、こちらも、あらたまることはないのです。
「ありがとうございます」、「感謝しています」

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相手の表現の真似をすると、相手も、同じような表現の文章を、読むことになるので、
抵抗なく、滑らかに、メールを読み切ることができるのです。

挨拶メールをもらった人に対して、在任時にお世話になった御礼を伝えましょう。

具体的なエピソードを載せてもいいでしょう。

「あの時は、○○様のおかげで、乗り切れました。本当に、お世話になりました。
ありがとうございます。」
「打ち合わせでは、いつも思慮深いご意見をいただきまして、勉強になりました。
大変、感謝しております。」

新天地での更なる活躍を祈願しましょう。

新天地での活躍を祈る文言を交じえてメールをするのです。

「新部署におかれまして、○○様が、更なるご活躍されることを、
真に、お祈り申し上げます。」

これからも、変わらない関係を結びに。

新天地の活躍、祈願を締めにしてもいいのですが、ビジネスに変化は付き物です。
いついかなる時に、また一緒に仕事をすることになるかは分かりません。
その時のために、こちらからも、変わらない関係をアピールしておきましょう。

今後ともかわらずお引き立てのほど、よろしくお願い致します。

例文

いつもお世話になっております。
○○社の田中です。

ご多忙の中、異動のご連絡いただきまして、
ありがとうございました。

○○様に、弊社を担当していただきまして、
あの時は、○○様のおかげで、乗り切れました。
本当に、お世話になりました。非常に、感謝しております。

新部署におかれまして、○○様が、更なるご発展を、
真に、お祈り申し上げます。

また、今後ともかわらずお引き立てのほど、よろしくお願い致します。

まとめ

さて、いかがだったでしょうか。

今回は、異動の挨拶メール、取引先から届いた場合、どう返信する?
どんなことを送ったら良い?入れるべき内容等について、ご紹介させていただきました。

一回、経験しておくと、次からは、問題なく対応できるでしょう。
また、挨拶は、礼儀です。なるべく早くメールは、返信しましょう。
ビジネスマンは、スピードが命です。

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