電話のマナー。かけ方、受け方、切り方、留守電の入れ方など。

denwa

あなたが会社のどの部署に属していようが、電話をかけて
きた人に取ってあなたは「その会社の人」です。
つまり、あなたが会社の顔になります。

商談なのか。クレームなのか。単なる問い合わせなのか。
電話を取って要件を聞くまでは誰にもわかりません。

電話の対応しだいで会社のイメージはプラスにも
マイナスにもなります。今回は、きちんとした電話のマナーをわかりやすくまとめました。

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電話の受け方は?

電話を受ける時は必ず筆記用具とメモを用意します。
覚えておいて後で、と思いながらも抜けてしまったら?
って考えたら怖いですよね。

電話はお待たせしないのが鉄則です。2コール以内に取る
ように心がけましょう。
3コールからは「お待たせいたしました」と一言添えましょう。

電話を取って「もしもし」は無しですよ。
第一声は爽やかに元気よく、
「お電話ありがとうございます。株式会社△△でございます。」
でいきましょう。

この第一声が会社の印象を伝えるのだということを忘れないで
下さいね。

呼び出された人が不在だった場合の話し方
「申し訳ございません。○○はただ今外出しております。」
戻りの時間分かるのであれば、
「○時頃戻る予定となっております。」
を付け足しましょう。

どこへ行っているのか?
携帯電話の番号は?
もし先方に尋ねられても、個人情報や企業秘密に関わる可能性
にはノータッチで済ませるべきです。

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緊急の場合は、不在の本人に連絡を取って、折り返し先方にかける
ように伝えましょう。

電話のかけ方は? 

●かけ方
電話は有料であることと、先方にも時間を有効に使ってもらう
ために、要件は完結にすませましょう。

下準備はキッチリ。
先方の部署名、役職名、名前の読み方など、失礼のないように
調べておきましょう。

資料を準備
打ち合わせの途中確認などの場合は、資料を手元に用意して
おきましょう。

電話の切り方
静かにそっと受話器を置くか、指でフックを押して受話器で
切れた音を確認してから受話器を置きます。

●時間帯
朝一番はかけない
始業から30分程度は控えましょう。
朝礼や当日の業務確認等で忙しい時間は避けるのが礼儀です。

昼休みや、就業前30分も避けましょう。
自分にかかってきた場合を想定して考えてみるとわかり
やすいと思います。

留守番電話につながった場合の録音メッセージの入れ方

会社名、氏名を言って、かけた先が間違ってないか確認します。
留守電は時間設定があるので、要件は手短に伝えましょう。

<留守番電話のメッセージの入れ方の例>

「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。」
「〇〇様のお電話で間違いないでしょうか?」
「△△の件でご相談したいことがあって電話させていただきました。」
「また折り返し連絡させていただきます。失礼致します。」

まとめ

携帯電話やスマホしか使ったことがなくて、入社して始めて
固定電話に触れた。
そんな若い社員が増えています。時代ですよねぇ。

「固定電話の使い方とマナー」
そんな企業研修が多くなるかも知れません。

爽やか且つ丁寧。
そんな電話の受け答えで会社のイメージアップに貢献できたら
素晴らしいですよね。

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