いつもお世話になっている取引先への年始の挨拶は、以前は年賀状で
行うのが一般的でした。
しかし最近では、パソコンやネットの普及、経費削減などの理由により、
年始の挨拶もメールでやりとりするケースが増えています。
こちらでは、多くなってきてはいるものの、まだ一般的とは言えない
メールで取引先へ年始の挨拶をする場合のタイミングや内容について
御紹介をしていきます。
年始挨拶のメールを入れるタイミングは？
年始の挨拶と聞くと、年が明けてから送るという印象がありますが、
相手方も自社も年末年始の休業に入ってしまい、肝心の内容が伝わらない
場合も出てきます。
特に、今年に入ってからお付き合いが始まったような取引先とでは、
お互いに年末年始の休業期間が不明な場合が多いと思われますので、
年末年始の挨拶として、早めに伝えるほうが喜ばれることでしょう。
また、年賀状のように、先に相手方から届いた場合は気まずいものです。
このような事から、仕事納めが近づく２５日付近を目処に
年末年始の挨拶をメールで送れば、確実に相手の方にも
見ていただける事でしょう。
もちろん、業種によって仕事納めがもっと早い場合は、それに合わせて
年末年始の挨拶メールを送るようにしましょう。
どうしても、年が明けてから年始の挨拶のみを送りたい場合は、
元旦から３日までの間を避けてから送ったほうが良いでしょう。
個人的なメールであれば問題無いと思いますが、お正月をゆっくりと
過ごしたいと思われている方へ、元旦から仕事上のメールが届くのは
あまり気分的に嬉しいものでは無いですよね。
年が明けてからの場合は、「仕事始め」などの時が良いタイミングですが、
相手方の仕事始めが、松の内（１月７日）を超えるようであれば、
年末に送っておいたほうが良いでしょう。
年始の挨拶にはどんなことを書いたら良い？入れるべき内容
最初に入れるべき内容としては、相手方にお世話になった事への
お礼です。
まずは、今年（昨年）お世話になった感謝の意を伝えてから、
本文の内容を記載するようにしましょう。
メールでの年始の挨拶が恒例になっているのであれば必要ないと思いますが、
お互いの合意により今年から始めるようになった場合は、「メールで失礼ながら」と
一言つけ加えて書いておけば、より印象も良くなる事でしょう。
また、年末年始の休業期間を記載しておけば、年が明けてからの
取引開始がスムーズに行えます。
特に、異業種間の取引などで、年末の休業や年始の営業開始日の慣例が
異なる場合には、年末年始の休業期間の記載は大切になってきます。
相手の方に伝えたい内容の記載が終了しましたら、結びの言葉として
「どうぞよいお年をお迎えください。来年もよろしくお願いいたします」
などの言葉を添えます。
この辺は、相手の方への媒体が、「年賀はがき」か「メール」かという違いだけで、
相手の方の事を気遣う心遣いに変わりはありません。
心遣いという点では、パソコンに搭載されているＯＳの種類によっては
文字化けをしてしまう、機種依存文字を使わないように気をつけましょう。
さすがに、ビジネスメールで絵文字を使われる方は
いらっしゃらないとは思います（笑）が、こちらも機種に
依存しますので、使わないようにしましょう。
せっかくの挨拶文が、意味不明の文字の羅列になってしまっては、
かえって相手の方に失礼ですね。
また、相手方の会社によっては、迷惑メールやウィルスへの
セキュリティ対策などで、むやみに添付ファイルを開かないように
通達されている場合もあると思われますので、挨拶メールにファイルの
添付はしないほうが良いでしょう。
年始の挨拶をメールで取引先へ送る場合の例文
１．年末にメールを送る場合の例文です。
本年も大変お世話になり、ありがとうございました。
「本文」
（相手の担当者との思い出に残るようなエピソードが有りましたら、
ぜひ感謝の気持を伝えましょう。）
メールで失礼ながら、年末年始のご挨拶とさせていただきます。
なお、弊社の年末年始休業期間は、以下のとおりです。
１２月○日（ ）～１月○日（ ）
新年は、１月○日（ ）○時から営業いたします。
それでは、どうぞよいお年をお迎えください。
来年もよろしくお願いいたします。
２．年始にメールを送る場合の例文です。
新年あけましておめでとうございます
昨年は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。
「本文」
（相手の担当者との思い出に残るようなエピソードが有りましたら、
ぜひ感謝の気持を伝えましょう。）
今年もご支援ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
まとめ
取引先にメールで送る年始の挨拶について御紹介していきましたが、
いかがだったでしょうか。
メールを送る際に、あまり件名が長くなると、表示できる面積が
少ないノートパソコンなどでは内容確認ができにくくなります。
しかし、「賀正」などのような二文字の短縮表記は失礼にあたりますので、
「謹賀新年」などのように、四文字の賀詞にしましょう。
そして、社内での業務連絡であれば一斉配信でも問題ありませんが、
取引先の担当者との良好な絆を結ぶためのメールなので、
一斉配信ではなく、個人宛てに直接メールを送信するようにしましょう。
送る媒体が「年賀はがき」から「メール」に変わっても、
大切なのは相手のことを思う心遣いです。
今年一年お世話になった感謝の気持と、来年も良い年を迎えられますように
という、相手の方の幸せを願う気持ちを込めて送りましょう。
＊＊ビジネス用のメール、対面挨拶で
>> 年末年始の挨拶 ビジネスメール・対面の場合 シーン別一覧の記事もありますのでこちらも合わせてご参考に＾＾
コメント