お歳暮のお礼状、ビジネスの場合、会社宛の例文あれこれ

これから年末にかけて、ビジネスなどでおつきあいのある得意先やお客様などからお歳暮などを頂く事がありますが、
その際にどのような対応をすれば良いのでしょうか?

今回はお取引先(会社)からお歳暮をもらった場合のお礼状の書き方についてご紹介していきます。

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失礼のない対応を心がける

お歳暮や贈り物を頂くということは、送り主からの感謝の気持ちの現れでもありますから、
今後もビジネスを円滑に展開するためにも適切な対応が必要です。

では、送り主に失礼の無い対応とはどのようなものなのでしょうか?

これはビジネスに限ったことではありませんが、贈り物が届いてから、できるだけ日にちを空けずにお礼状を送るのが良いマナーとされています。

御礼状の役割には

1,送り主への御礼の気持ちを伝えるという役割と、
2,送り主に「ちゃんと届いていますよ」というお知らせをする

という2つの役割を持っています。

一般には贈り物を頂いたその日か、遅くとも2~3日中には書くようにします。

もし、それ以上に遅れてしまった場合は、お詫びの言葉を一言添えて必ず送るようにして下さい。

では、実際にどのようなことに気をつけてお礼状を書けば良いのか、以下にまとめてみましたので参考にしてみてください。

会社宛にお礼状を出す際のマナー 入れる項目

■送り主の会社名、
    社長名(部門長名)

■本文
(できれば手書きが望ましいです)

■日付、住所など会社の連絡先、
 自分の会社名、社長名(部門長名)

以上の3点は必ず記載するようにして下さい。

お歳暮のお礼状、本文で気をつけること

本文を書くうえで特に決まった書式などはありませんが、本文を書く時の流れとしましては、

・文頭(拝啓)
・時候の挨拶(あいさつ)
・頂いたお歳暮についてお礼の言葉
・送り主に対して一言
・文末(敬具)

このような構成が書きやすいと思われます。

ここで、多くの方が頭を悩ませるのが「時候の挨拶」の書き出しではないかと思いますが、

ビジネスの御礼状で季節を問わず年中便利に使える時候の挨拶として「時下」(じか)という言葉を用いると便利です。

この「時下」とは、「この頃」とか「現在」といった意味で、
「謹啓 時下益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。」
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
などと言った使い方をします。

また、御礼の言葉の文章は上手い下手であなたの誠意が問われるものではありませんし、文字の綺麗さとかも関係ありません。

もちろん、綺麗な文字であることに越した事はありませんが、たとえあまり字が綺麗ではなくても、ていねいに書く事を心掛ければ送り主には気持ちは伝わります。

あまり文章の構成や文字の形などに悩んだりせずに、素直に簡潔に感謝の気持ちを表現する事が大切です。

なお、会社によっては予め印刷された御礼状が用意されている場合もあると思いますが、送り主にあなたの気持ちを
より伝わりやすくするために、文末に手書きで、あなたからの感謝の気持を一言添えると良いでしょう。

その他、会社宛の御礼状についての注意点はまだいくつかありますが、大まかには以上の2点に気をつけて御礼状を出せば問題ありません。

そうは言っても具体的な例がないと、なかなか分かり辛いと思いますので、いくつか例文を挙げておきますので参考にして下さい。

会社宛にお礼状を出す際の例文1

―――――――――――――――――――――――――――
株式会社○○○○
代表取締役 ○○○○様

拝啓

寒冷の候 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

日頃は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたびは結構なお歳暮をお贈りいただきまして、
誠にありがとうございました。

いつもながらのお心配りを頂き、感謝しております。

寒さ厳しき折、皆様くれぐれもご自愛ください。
略儀ながら、書中をもちましてお礼申し上げます 。

敬具

平成○年○月○日
〒○○○-○○○○
住所
○○○○株式会社
代表取締役 ○○○○
―――――――――――――――――――――――――――――

会社宛にお礼状を出す際の例文

―――――――――――――――――――――――――――――
株式会社○○○○
〇〇部長 ○○○○様

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拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

日頃は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたびはお心尽くしのお歳暮の品をお送り頂きまして、
誠にありがとうございました。
部内一同で大変おいしく頂戴いたしました。

来年もよろしくご指導のほど、お願い申しあげますとともに、
皆様のさらなるご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
甚だ簡単ではございますが、書中をもちまして御礼申し上げます。

敬具

平成○年○月○日
〒○○○-○○○○
住所
○○○○株式会社
〇〇部長 ○○○○
―――――――――――――――――――――――――――――

※贈答品の受け取りが禁じられている場合の対応
最後に、会社によっては贈答品の受け取りを禁止していたり、
公務員に関しては「国家公務員倫理法」に基づき、
利害関係者からの金銭・物品の贈与を受けることが
禁じられていますので、

送り主が知らずに、贈答品が送られてきた場合のお断りの例文を
記載しておきますので参考にして下さい。

お歳暮をお断り(辞退)したい場合の例文

―――――――――――――――――――――――――――――
株式会社○○○○
代表取締役 ○○○○様

拝啓
歳末の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度は、お歳暮品をお贈り頂き、大変恐縮いたして
おります。

せっかくのお心遣いで大変ありがたく存じますが、
弊社ではお取引先様からの贈り物はお受けできないことに
なっております。

お贈りいただきました品はお気持ちだけ頂戴いたしまして、
大変失礼とは存じますがご返送させていただきます。

誠に心苦しくありますが、なにとぞご理解の上
ご了承賜りたくお願い申し上げます。
                     敬具

平成○年○月○日

〒○○○-○○○○
住所
○○○○株式会社
代表取締役 ○○○○

お歳暮のお断り状、例文2

株式会社○○○○
代表取締役 ○○○○様

拝啓
時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。

さて、このたびは誠に結構なお歳暮の品をお送り頂き
ありがとうございました。

しかしながら、ご厚意を無にするようで甚だ心苦しいのですが、
弊社ではお取引先様からのご贈答は全て辞退させて頂いております。

今回はその旨をお伝えしておりませんでしたので、
今回頂きましたお歳暮につきましては、ありがたく頂戴させて
いただきますが、どうか今後はお気遣いなさいませんよう、
お願い申しあげます。

末筆となりましたが、貴社のご繁栄と皆様のご健康をお祈りし、
御礼とお願いを申しあげます。

敬具

平成○年○月○日

〒○○○-○○○○
住所
○○○○株式会社
代表取締役 ○○○○

まとめ

お歳暮に限らず会社で贈答品を受け取った場合は、上司にその旨を伝え、適切な対応を仰ぐとともに、
以下の事を意識して速やかに送り主に御礼状を送りましょう。

御礼状の書き方は、
■送り主の会社名、社長名(部門長名)
■本文(できれば手書きが望ましいです)
■日付、住所など会社の連絡先、自分の会社名、社長名(部門長名)
の3点は必ず記載する。

文章の書く順番は
■文頭(拝啓)
■時候の挨拶(あいさつ)
■頂いたお歳暮についてお礼の言葉
■送り主に対して一言
■文末(敬具)
の順番で、できるだけ手書きで丁寧に書く。
印刷された御礼状の場合は、手書きで一言添える。

これらのポイントを踏まえて、御礼状やお断り状を上手に活用して、ビジネスや人間関係の構築に役立てるようにして下さい。

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